Вопрос 5. Классификация документов
Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. 2. Условно документы можно разделить на следующие группы: по способу документирования : рукописные; электронные;
Графические;
кино-, фото -, фонодокументы;
по сфере использования : организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические;
по месту составления :
Входящие (поступившие в организацию);
Исходящие (отправляемые из организации);
Внутренние (составленные и используемые в самой организации);
по грифу ограничения доступа:
открытые (несекретные);
с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы :
"Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли); "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну); "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
«Коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим защиты);
по происхождению :
официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);
по юридической значимости :
подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);
по форме изложения :
индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);
типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);
по срокам хранения :
постоянного хранения;
долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).
1 . Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям :
создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме , понятных для восприятия: на экране дисплея; бумажном носителе;
ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде. При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон. Преимущества использования электронных документов :
компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК; компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;
ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов; с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния; хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов; уменьшается объем рутинных технических операций с документами, освобождается время для решения содержательных задач управления;
уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно;
появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.), тем самым повышается оперативность и качество составляемого документа.
Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества :
прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу; исправления вносятся в проект документа;
К недостаткам электронных документов можно отнести : недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;
необходимость наличия технических средств для прочтения; возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).
3. Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.
Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.
Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.
При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.
Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП. Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов. Электронный документооборот регулируется нормативными актами :
государственными;
межотраслевыми;
отраслевыми;
локальными (предприятия).
Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено :
на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Поэтому электронный документооборот называют также автоматизированным делопроизводством. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.
Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.
Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.
Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).
Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли. Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться :
защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;
возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;
возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.
В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.
В современном обществе, где преобладают компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют электронные документы.
С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных.
Кроме того, как мне кажется, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным - возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.
Но для того чтобы понять, что представляет из себя электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».
К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений, закреплённых в законодательных актах и ГОСТах.
Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.
Процесс выработки опти-мального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечест-венных Государственных стандартах терминов и определений.
В первом Государственном стандарте такого рода документ определялся как «средство за-крепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».
После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт, в котором было записано, что «документ -- материальный объект с информацией, закреплённой создан-ным человеком способом для её передачи во времени и про-странстве».
Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»
Существует также широкая трактовка понятия «документ»: объект взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.
Но в Национальном стандарте РФ появляется ещё одна трактовка понятия «документ»: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Причем для понятия «документ» используется термин record, что в переводе означает «запись».
Сопоставив и осмыслив различные понятия, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: документ -- это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме соз-данным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ - это и информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.
Но в отличие от бумажного документа для электронного документа материальный носитель не играет определяющую роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переносится с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.
Но что же представляет из себя электронный документ?
Формирование понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах РФ происходило постепенно.
По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.
В 1981 году были утверждены «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом акте утверждалось, что «… документ на машинном носителе используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними» (п. 3).
В сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86). В главе 2 «Требования к подлинникам документов» указано, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).
В ГСДОУ, принятой в 1991 году, встречается определение термина «машиночитаемый документ» - «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты».
Исследователю М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению исследователя, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать».
Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
В соответствии с редакцией 2000 г. Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
Также электронный документ может определяться как форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:
Создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;
Подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;
Может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
Если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.
Европейская спецификация MoReq-2 даёт определение электронного официального документа (electronic record) как официального документа, который существует в электронной форме. Причем официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создаётся при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путём сканирования.
Электронный документ также можно определить как информацию, представленную в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа.
Можно выделить следующие характерные особенности электронных документов:
· Электронный документ не может восприниматься человеком непосредственно в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;
· Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат программ, стандарт представления данных); т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, подвержены устареванию и быстрой смене, велика опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования или программы;
· Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание - одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;
· Электронные документы, в отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;
· Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения юридической силы и аутентичности электронного документа;
· Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;
· Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.
Электронные и бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.
Создание информационного ресурса любого вида начинается с придания сведениям формы документа. Документированная информация, в свою очередь, может быть включена в состав любой информационной базы.
Нормативное обеспечение
Согласно положениям ФЗ № 149, документированная информация - это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.
Слово "документ" имеет латинские корни. В переводе оно означает "доказательство". В терминологическом словаре теории и практики от 1964 г. слово "документ" определяется как материальный объект, в котором содержится информация в зафиксированном виде.
Теоретическая база
В любом документе присутствует 3 элемента: содержание сведений, формы их предоставления и носитель документированной информации.
Изучение способов фиксации данных и признаков их носителей осуществляется в рамках такой дисциплины, как документоведение. Это научное направление исследует процессы архивирования, делопроизводства, документооборота. Основное внимание при этом уделяется регулированию формы традиционных документов, закреплению их реквизитов.
Особенности фиксации сведений
Документированная информация - это информация , содержащаяся на каком-то материальном носителе, по реквизитам которого можно идентифицировать сведения. В настоящее время существует множество способов закрепления сведений. Условно они разделены на несколько классов.
Бумажные документы представляют собой носители сведений, доступных для восприятия без использования дополнительных технических средств. Этот способ документирования считается наиболее распространенным.
В последнее время, однако, все большее распространение приобретают носители, информацию с которых можно получить только с помощью технических средств. Это могут быть электронные документы, видео-, аудиозаписи (файлы), закодированные сведения и пр.
Идентификация
Обязательным условием работы с данными является наличие реквизитов, по которым идентифицируется документированная информация.
Определение источника данных необходимо для сопоставления первоначального содержания носителя с содержанием документа, полученного пользователем. При необходимости в процессе изучения сведений устанавливается факт тождественности, совпадения данных.
Нормативное регулирование
Правовой режим документированной информации , порядок фиксации сведений федеральными исполнительными структурами устанавливается Правительством. Правила документооборота, делопроизводства, утвержденные другими госорганами, органами территориального самоуправления в рамках их компетенции, не должны противоречить положениям правительственных постановлений.
Государственная структура, осуществляющая нормативно-методическое регулирование документированной информации, - это Федеральное агентство по техрегулированию и метрологии. Ранее эти функции исполнял Госстандарт. В ходе реформ он был преобразован в Агентство.
Вопросы, касающиеся стандартизации документов, регламентируются положениями ФЗ № 184 "О техрегулировании". Межотраслевое руководство в организациях отнесено к компетенции Федерального архивного агентства. Отраслевое управление документационным обеспечением осуществляется соответствующими министерствами с учетом рекомендаций Архивного агентства.
Специфика идентификации
Существует несколько способов хранения документированной информации. Определение конкретного варианта зависит от специфики отрасли, в которой используются сведения.
Данные могут быть представлены в электронной форме и храниться в специализированных базах. В такой ситуации идентификация имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что достоверность сведений должна подтверждаться владельцем базы данных или уполномоченным должностным лицом.
Существуют и другие способы подтверждения достоверности документированной информации. Эта информация может быть, в частности, заверена цифровой подписью. Электронный документ, подтвержденный электронной подписью или аналогом собственноручной росписи, признается равнозначным бумажному. Исключения могут устанавливаться в федеральных законах или других нормативных актах.
Информационные ресурсы
Они считаются объектами отношений юрлиц, граждан и государства. Существующий обеспечивает защиту данных.
Нормативное регулирование осуществляется правовыми положениями, закрепляющими:
- Правила документирования сведений.
- Право собственности на документы и их массивы, в том числе в информсистемах.
- Категорию данных по уровню доступа к ним.
- Порядок обеспечения защиты информации.
Информресурсы создаются госорганами любого уровня, хозяйствующими субъектами, общественными объединениями, учреждениями, физлицами. Каждый субъект формирует тот или иной ресурс для своих целей и использует документированную информацию. Это могут быть производственные, управленческие, просветительские, научные цели.
Информресурсы существенно отличаются друг от друга по объему. Одни представлены несколькими справочниками, другие - крупными библиотечными фондами. Кроме того, существует классификация по способу организации и порядку предоставления данных.
Государственные информресурсы
РФ, регионы и муниципалитеты являются собственниками используемой в таких ресурсах документированной информации. Эти сведения накапливаются, создаются, приобретаются преимущественно за счет бюджетных средств.
Государственными информресурсами управляют госорганы и структуры территориального самоуправления в рамках предоставленных им полномочий.
Государство обладает правом использования, выкупа документированной информации. Эта возможность реализуется в случаях, когда сведения, принадлежащие другим субъектам (юрлицам или гражданам), относятся к гостайне, а также в иных случаях, предусмотренных законом.
Обязательный экземпляр как вид документированной информации
Обязательным называют экземпляр тиражированного документа, подлежащий передаче производителем в соответствующую организацию. Документом в этом случае признается материальный носитель, содержащий информацию. Она может быть представлены в форме текста, фонограммы, иллюстрации либо их сочетания. Экземпляром выступает образец документа, идентичный подлиннику.
Для этой разновидности документированной информации правовой режим закрепляется в ФЗ № 77. Нормативный акт определяет государственную политику по созданию обязательных экземпляров как ресурсной базы для комплектования национального библиотечного фонда и развития системы библиографии. В Законе предусмотрены правила обеспечения сохранности носителей сведений, особенности их публичного использования.
Получатели
Обязательные экземпляры распределяются между юрлицами, обладающими правом хранения, получения, предоставления информации в пользование безвозмездно или платно. В качестве получателей выступают:
- Книжная палата, Государственная, Научно-техническая и Национальная РАН, Сибирского отделения РАН, Дальневосточная научная библиотека. Эти учреждения получают издания.
- Российская библиотека для слепых. В это учреждение поступают издания для людей, испытывающих проблемы со зрением.
- Федеральный институт промсобственности. Этот орган получает патентные электронные документы.
- Парламентская библиотека. В нее поступают официальные документы.
- Федеральный фонд госстандартов, общероссийского классификатора технико-экономических данных и региональных/международных правил, рекомендаций и норм стандартизации иностранных государств.
Это далеко не весь перечень получателей. Существуют также специальные учреждения, в которые поступают видео-, аудиоинформация, программы для ЭВМ и пр. Для хранения документов в электронной форме в РФ созданы научно-технические центры. Они получают информацию по направлениям, соответствующим их спецификации.
Все эти организации регулярно публикуют информацию о поступивших к ним бесплатных обязательных экземплярах. Учреждения формируют национальный библиотечный фонд документов.
Доставка материалов, централизованное их распределение, уведомление потребителей производится в сроки, установленные законодательством и регламентами соответствующих организаций. Нарушение установленных предписаний создателями документов влечет административную ответственность.
Электронный документ
Электро́нный докуме́нт -
Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
- при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
См. также
Ссылки
Примечания
Wikimedia Foundation . 2010 .
- Эдинбургская школа бизнеса
- Форрестол, Джеймс
Смотреть что такое "Электронный документ" в других словарях:
электронный документ - ЭлД Форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде. [ГОСТ Р 52292 2004] электронный документ Документ, в котором информация… … Справочник технического переводчика
Электронный документ - документ на цифровом носителе, состоящий из трех элементов: содержание информации; форма предоставления содержания; носитель информации. Во многих сферах деятельности широкое распространение получило использование электронных документов, причем… … Большой юридический словарь
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники, документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме … Юридическая энциклопедия
Электронный документ - (electronic document) — документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме и который как юридически полноценный аналог бумажного документа, создан, передается и хранится с помощью программных и технических средств,… … Экономико-математический словарь
электронный документ - 3.1 электронный документ: Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - в соответствии с ст. 1 Закона от 10 января 2000 г. Об электронном документе (далее Закон) под электронным документом понимается информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом. Согласно ст. 2… … Юридический словарь современного гражданского права
Электронный документ - 11.1) электронный документ документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно… … Официальная терминология
Электронный документ - Совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронный документ может создаваться на основе документа на… … Депозитарных терминов
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - 1) согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2001 № 1 ФЗ, – документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме; 2) согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом (Ст. 1 Закона Республики Беларусь Об электронном документе) … Право Белоруссии: Понятия, термины, определения
Книги
- Современные технологии делопроизводства и документооборота № 3 (51) 2015 , «Современные технологии делопроизводства и документооборота» – журнал для руководителей делопроизводственных подразделений. Вы узнаете как эффективно внедритьи оптимизировать электронный… Категория: О бизнесе популярно Серия: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» 2015 Издатель: МЦФЭР , Купить за 962.5 руб электронная книга
- Сканирование и распознавание текстов. Самоучитель по работе с ABBYY FineReader10 , Жадаев А. Г. , 248 стр. Работать с электронными документами во многом удобнее и проще, чем с их бумажными аналогами. Электронный документ можно редактировать, использовать при создании собственных работ,… Категория: Информационные технологии Издатель:
Андриянова Карина Владимировна
Кемеровский институт(филиал)РГТЭУ,г.Кемерово
С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.
История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» .
ГОСТ 6.10.1-88содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.
Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека .
В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:
1) Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).
2) Электронный документ - информационный объект, состоящий из двух частей:
Реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись;
При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).
3) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме . В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.
4) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах .
5) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе .
Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи.
Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.
В 2005 году была предпринята попытка создать такой закон. ГД Федерального Собрания РФ внесла проект федерального закона № 159016-4 «Об электронном документе». Законопроект был направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронного документа, а также в целях придания им юридической силы. Законопроект не был поддержан Правительством РФ . Положения проекта нуждались в уточнении, которые во многом дублировали ФЗ от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В настоящее время альтернативных проектов, направленных на установление правового режима электронного документа, нет.
Следовательно, проблема правового регулирования режима не получила законодательного решения.
Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа.В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан. Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» введены в действие такие понятия, как «копия электронного документа», целостность электронного документа. Электронный документ согласно статье 17 Закона состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными актами.
Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе». Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.
В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» . Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет несомненно положительное значение.
М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.
Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.
Итак, принятие законодательного акта об электронном документе является одним из актуальных направлений развития законодательного регулирования обеспечения юридической значимости электронных документов, позволяет снять ограничения и устранить препятствия к применению электронных документов, установить правовой режим данных документов, и, наконец, предложить единое понятие «электронный документ».
